Quando o pagamento de um cliente é solicitado, medidas adequadas são usadas para criar letras eficazes para enviá-las. As letras de solicitação de pagamento são usadas quando um cliente não paga uma fatura na data de expiração. Quanto mais tempo for preciso um cliente para pagar por uma fatura, mais letras que uma empresa escreve para este cliente. Uma carta de solicitação de pagamento deve ser cortês, claro e deve oferecer detalhes sobre a infração que o cliente está cometendo.
Usa o papel timbrado da empresa, pois contém todas as informações sobre a organização e, muitas vezes é mais formal.
A letra deve ser endereçada a uma pessoa em particular. Você deve ter a data da carta, seguida pelo nome do cliente e do endereço. Vá para a pessoa dizendo “estimado”, seguido pelo nome completo do cliente.
Especifica o objetivo da letra. Uma carta para um pedido de pagamento deve comunicar claramente este fim no início dele. Use um tom profissional e use palavras positivas e quentes.
Inclui os detalhes da dívida. Especifica a data dos serviços desta dívida, a data original de vencimento e o valor devido, incluindo os pagamentos atrasados. Inclui o número da fatura, permite que o cliente encontre o documento original mais fácil. Muitas empresas também incluirão uma cópia da fatura original neste tipo de letra. Relata o cliente sobre a taxa de juros de pagamentos atrasados.
Peça aos clientes a pagar. O cliente sabe que mais cobranças podem ser evitadas devido a pagamentos atrasados, pagando o valor correspondente dentro de um determinado período. Peça ao cliente que ligue para você para fazer arranjos se você não for capaz de efetuar o pagamento integralmente nessa data. Inclui a extensão do seu número de telefone direto, se necessário. Inclui seu endereço de e-mail e, portanto, oferecer sua correspondência através deste formulário, se o cliente desejar.
Obrigado o cliente. Se o pagamento já foi feito, agradeça ao cliente. Obrigado, os clientes com antecedência enviando um pagamento imediato. Diga ao cliente que, se você tiver alguma dúvida sobre esse assunto, não hesite em ligar para você.
Assina a letra. Termine a carta escrevendo “sinceramente”, seguida pelo seu nome e título.
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