Muitas pessoas na sociedade tomam uma vida ocupada. Portanto, a fim de se encontrar com alguém, é quase essencial que você planeje um tempo e um determinado lugar para uma reunião. Para reuniões informais, uma mensagem de texto simples ou telefonema, geralmente funciona. Para reuniões formais, você pode enviar uma carta para fazer o pedido. Embora esta carta não tenha que demorar muito, você deve direcionar o motivo da reunião, as possíveis datas e horas de reuniões e solicitar acompanhamento.
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Inicie a letra com a data, o endereço do destinatário e a saudação, por exemplo, “Caro Sr. Victor” Se você trabalha em um local separado do destinatário, inclua seu endereço físico e endereço do destinatário. Os endereços são de importância vital se você estiver enviando a carta, mas não é necessário se você estiver enviando um email.
Inicie o corpo da carta manifestando seu desejo de se encontrar com a pessoa. Por exemplo, você poderia escrever: “Estou escrevendo esta carta para solicitar uma reunião com você.”
Indique a razão pela qual você quer ser e a duração que você considera que a reunião terá.
Oferece possíveis datas e horários disponíveis por escrito, com frase como: “Durante a semana de 21 de março, estou disponível para conhecer qualquer dia entre as 9h e o meio-dia”.
Solicitar datas alternativas se as datas potenciais não correspondem à programação da pessoa. Você pode gravá-lo desta forma: “Se essas datas não corresponderem às suas agendas, envie-me uma data e horários alternativos”.
Peça o acompanhamento da chamada para a reunião. Adicione suas informações de contato.
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